Foire aux questions

Les heures supplémentaires réalisées par des personnels de la structure pour remplacer un agent préparant une VAE ou participant au jury correspondent bien à la notion du remplacement telle que prévue par la circulaire. Concernant le remplacement par une équipe volante ou par des professionnels effectuant des heures supplémentaires ou complémentaires ou par simple réorganisation de planning (cas d'un salarié préparant une VAE ou participant à un jury de VAE qui est remplacé) : la condition du remplacement du salarié n'est pas liée à l'existence d'un coût supplémentaire de ce remplacement pour le gestionnaire. Le coût pris en charge par l'aide de la Caf est celui du maintien de salaire du salarié : au-delà des 48h de congés légaux dans le cas d'un salarié en préparation de la VAE ; à compter de la première heure d'absence d'un salarié participant à un jury de VAE. Le coût de remplacement pris en compte est donc basé sur le salaire du remplacé et non sur celui du remplaçant, ce dernier n'entre pas en ligne de compte, qu'il s'agisse d'une équipe volante, d'heures supplémentaires ou d'heures récupérées ou de simple réorganisation de planning.

Les heures réalisées par des personnels d'une autre crèche (avec ou sans coût supplémentaire pour la crèche bénéficiaire) pour remplacer un agent préparant une VAE ou participant au jury correspondent bien à la notion du remplacement telle que prévue par la circulaire. Concernant le remplacement par une équipe volante ou par des professionnels effectuant des heures supplémentaires ou complémentaires ou par simple réorganisation de planning (cas d'un salarié préparant une VAE ou participant à un jury de VAE qui est remplacé) : la condition du remplacement du salarié n'est pas liée à l'existence d'un coût supplémentaire de ce remplacement pour le gestionnaire. Le coût pris en charge par l'aide de la Caf est celui du maintien de salaire du salarié : au-delà des 48h de congés légaux dans le cas d'un salarié en préparation de la VAE ; à compter de la première heure d'absence d'un salarié participant à un jury de VAE. Le coût de remplacement pris en compte est donc basé sur le salaire du remplacé et non sur celui du remplaçant, ce dernier n'entre pas en ligne de compte, qu'il s'agisse d'une équipe volante, d'heures supplémentaires ou d'heures récupérées ou de simple réorganisation de planning.

En cas d'accueil occasionnel, il faut pouvoir prouver au contrôleur d'action sociale l'absence des enfants concernés. Ceci implique : 1) que les enfants concernés sont déjà inscrits dans la structure (condition obligatoire tant pour l'accueil régulier qu’occasionnel) ; 2) qu'il faut pouvoir prouver qui sont les enfants concernés, en démontrant que les enfants qui auraient pu être accueillis en accueil occasionnel, durant le jour ou la demi-journée d'absence du salarié en VAE ou participant au jury, sont déjà venus sur ce créneau plus tôt dans l'année (à compter du 1er janvier de l'année concernée). 

Les trois autres conditions d'éligibilité (concordance des dates d'absence, maintien de salaire de professionnel et non-facturation des familles) pourront être justifiées sans difficulté particulière.

Le partenaire doit :

• envoyer à la Caf le formulaire Excel dûment complété avant le 30/09/2026,

• selon le cas, compléter si besoin dans sa déclaration AFAS la ligne « Nombre d’heures non facturées aux familles et intégralement prises en charge par la Psu en application d’une décision exceptionnelle de la Cnaf + confirmer ces heures en commentaire de la déclaration.)

Les autres justificatifs mentionnés dans la circulaire doivent être conservés par le partenaire et tenus à disposition en cas de contrôle.

La subvention est forfaitaire, par conséquent non soumise à proratisation ni à récupération en cas d’échec au diplôme du candidat. La subvention est versée par exercice civil. Ainsi, le stage réalisé sur 4 mois de l'année est valorisé à hauteur de 2 500 € par an (cf. exemple point 2 de la circulaire).

Oui, dans le cas de cette aide, il y a proratisation. Pour chaque professionnel absent préparant une VAE, la somme des heures d'absence annuelle est diminuée des 48 h de congés légaux puis divisée par 7 h afin de déterminer le nombre de journées à financer.

Pour chaque professionnel absent participant au jury, il est possible de financer une journée ou 1/2 journée (cf. question 6).

Le formulaire Excel est à alimenter et à envoyer deux fois à la Caf :

• la première fois afin de calculer le montant prévisionnel de l'aide (à renvoyer absolument avant le 30/09/2026),

• la seconde fois afin de régulariser le montant de la subvention avec les données réelles (en même temps que la déclaration AFAS réelle 2026, début 2026).

Oui, le montant de l'aide est à enregistrer au compte :

• 70623 Prestation de Service Caf dans le cas d'un financement via les heures exceptionnelles Psu (en cas de non-remplacement),

• 70624 Fonds d'accompagnement reçus de la Caf dans le cas des aides forfaitaires (en cas de remplacement).

Non, à part le formulaire Excel, aucune pièce justificative n’est demandée. Cependant chaque gestionnaire s'engage à tenir à disposition de la Caf les pièces justificatives détaillées dans la circulaire, en cas de contrôle.

Oui, mais pas pour un même épisode d'absence. Un professionnel préparant la VAE peut avoir été remplacé en début d'année et non remplacé au milieu de l'année, pour le même motif. Les deux épisodes d'absence pourront être valorisés par la Caf.

En premier lieu, il convient de recenser les personnels concernés par l'un des motifs couverts par la circulaire. Le gestionnaire s'organise ensuite avec son équipe et prévoit les potentiels effets sur les contrats d'accueil. Les premières estimations seront difficiles, le gestionnaire pourra ensuite se baser sur les heures moyennes d'absence constatées.

Non, la complétude d'un seul formulaire permet de tenir compte de plusieurs motifs d'absence dans l'année pour un même équipement.