CAF - Contrôle des partenaires

Vous fournissez tous les documents nécessaires aux contrôles :

Les conventions d’objectifs et de financement signées avec la Caf indiquent que le gestionnaire s’engage à mettre à disposition de la Caf, et le cas échéant de la Cnaf, tous les documents nécessaires aux contrôles.

En cas de changement administratif, financier ou juridique ou en cas de difficultés, informez la Caf :

La Caf octroie des financements publics et à ce titre s’attache à sécuriser l’utilisation de ces fonds dans le cadre du respect de la réglementation. Le bénéfice des financements est conditionné par la signature d’une convention d’objectifs et de financement qui engage la Caf et les gestionnaires.

A ce titre vous devez informer la Caf :

De tout changement administratif, financier ou juridique important dans le fonctionnement de votre équipement,
De toute difficulté rencontrée.

Soyez vigilants et contactez la Caf si vous êtes confrontés à l'une des situations suivantes :

Baisse d’activité depuis plus de 2 années consécutives,
Difficulté au niveau du personnel (turn-over important, procédure de licenciement…),
Absence d’un membre dirigeant ou difficulté pour renouveler un membre,
Déficit récurrent sur plus de 2 années consécutives,
Déclenchement d’une procédure d’alerte de la part du commissaire aux comptes,
Déclenchement d’une procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire ou de mise sous suspicion de fraude interne,
Difficulté de compréhension de la réglementation ou de complétude des documents,
Difficulté dans l’application de la charte de la laïcité de la branche famille.

Pièces justificatives - Vous vous engagez à :

Renvoyer les pièces justificatives demandées dans les délais impartis,
Archiver les pièces justificatives pendant la durée légale de leur conservation et être en capacité de les présenter lors d’un contrôle Caf.

Vous assurez la bonne application de la charte de la laïcité :

Consulter la charte de la laïcité et les informations et documents de référence

Le contrôle des services d'aide à domicile

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.

Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

Autorisation délivrée par le Président du Conseil Départemental ou agrément délivré par le Préfet
Etat récapitulatif des heures facturées/ mois et /familles
Dossiers des familles contenant : les contrats signés avec les familles (TISF et AVS), les pièces justificatives permettant l’ouverture du droit (ex : extrait du jugement de séparation, certificat médical…), les fiches de renseignements administratifs (ex : demande d’intervention), les diagnostics préalables aux interventions des professionnels, les évaluations intermédiaires – optionnelles et les évaluations finales – obligatoires pour les TISF et les AVS)
Organigramme de la structure ou document faisant foi
Planning du personnel
Fiches de poste et dossiers du personnel contenant : les contrats de travail, les diplômes et certificats des personnels

Justificatifs financiers :

Balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
Balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
Grand livre comptable des participations familiales
Extrait de la régie d’enregistrement des recettes « participations familiales »
Pièces justificatives de la comptabilité : uniquement les factures aux familles, les justificatifs d’encaissement des participations familiales, les conventions de mises à disposition du personnel/locaux, l’ensemble des factures/pièces justificatives comptables
Déclaration annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U)
Journal comptable de paie détaille (ou bulletins de salaires au 31.12)

Justificatifs juridiques :

Registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la Sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
Procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Le contrôle des équipements d'animation de la vie sociale

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.

Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

Règlement de fonctionnement en vigueur le cas échéant
Projet du centre social (ou de l’espace de vie sociale)
Projet animation collective familles (pour le centre social)
Statistiques de fréquentation (accueil, activités….)
Eléments relatifs aux activités : plannings, conventions avec les prestataires de service, bilan annuel de chaque prestataire de service
Eléments relatifs aux permanences à vocation sociale : plannings, conventions de mise à disposition des locaux aux associations ou organismes à vocation sociale, bilan annuel de chaque association ou organismes à vocation sociale
Comptes rendus, procès-verbaux ou relevés de décision des instances participatives des usagers (ex : comité des usagers, comité de pilotage, comité technique)
Organigramme de la structure ou document faisant foi
Supports de communication (ex : plaquette présentant la structure..)

Justificatifs financiers :

Balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
Balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
Pièces justificatives de la comptabilité : les conventions de mises à disposition du personnel/locaux, l’ensemble des factures/pièces justificatives comptables
Déclaration annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U)
Journal comptable de paie détaille (ou bulletins de salaires au 31 décembre)

Justificatifs juridiques :

Registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la Sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
Procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Consulter le memento à destination des gestionnaires de centres sociaux

Le contrôle des équipements d'accueil du jeune enfant (Eaje)

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.

Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

Agrément PMI
Règlement intérieur
Organigramme de la structure
Etat récapitulatif des heures de présence par mois et par famille
Etat récapitulatif des heures facturées par mois et par famille
Dossiers des familles contenant :
- Les fiches administratives
- Les contrats d’accueil
- Les pièces justificatives de ressources (copies d’écran Cdap, avis d’imposition délégations et/déductions)
Calendrier d’ouverture, places ouvertes / places fermées dans le cadre de l’aide exceptionnelle Covid-19
Historisation annuelle des paramétrages du logiciel de gestion (taux d’effort, ressources plancher et , arrondis des heures réalisées et facturées)
Convention en cas de délégation de service public ou de marché public

Justificatifs financiers :

Balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
Balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
Ensemble des factures/pièces justificatives comptables
Factures aux familles
Etat récapitulatif des participations familiales facturées par mois par famille et par enfant
Justificatifs d’encaissement des participations familiales
Déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) ou journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12
Conventions de mise à disposition de personnel et/ou de locaux
Document détaillant le calcul des clés de répartition (charges de personnel et autres charges)
Rapport de l’expert-comptable et/ou du commissaire aux comptes (associations et entreprises)

Justificatifs juridiques :

Registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
Procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Consulter le mémento destiné aux gestionnaires d'Eaje

La conservation des pièces justificatives issues des logiciels de gestion :

Les conventions d’objectifs et de financement signées avec la Caf indiquent que le gestionnaire s’engage à mettre à disposition de la Caf, et le cas échéant de la Cnaf, tous les documents nécessaires aux contrôles. Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2022, le contrôle peut remonter jusqu’en 2020.

Les justificatifs à fournir mentionnés dans les conventions d’objectifs et de financement doivent impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle afin de pouvoir être présentés le jour du contrôle sur place.

Avant tout changement de logiciel, le gestionnaire de l’Eaje doit s’assurer que les données de l’ancien logiciel restent consultables pendant la période indiquée ci-dessus (en version en ligne ou en version papier scannée) :

État récapitulatif des heures de présence par mois et par famille,
État récapitulatif des heures facturées par mois et par famille,
État récapitulatif des participations familiales facturées par mois par famille et par enfant (journal des factures),
Paramétrages (arrondis des heures réalisées et des heures facturées, taux d’effort, ressources plancher, ressources plafond, tarif appliqué pour un enfant placé),
Calendrier d’ouverture,
Contrats d’accueil pour chaque enfant ainsi que les fiches administratives,
Copies d’écran CDAP (ou Msapro) mentionnant les ressources et le nombre d’enfants à charge ou avis d’imposition,
La Caf est amenée à sonder des dossiers d’enfants pour lesquels il est nécessaire de présenter sur un mois donné les : heures d’arrivée et de départ journalières (il est donc nécessaire pour chaque enfant d’avoir ces données pour chaque jour de l’année).

NB : Les justificatifs pour absences déductibles sont également à conserver (ex : certificats médicaux et d’hospitalisation…).

Attention : En l’absence de présentation et/ou de conservation des pièces justificatives nécessaires au contrôle : le financement de la Caf pourra faire l’objet d’un indu.

Le contrôle des équipements d'accueil de loisirs (Alsh) maternels et primaires

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.

Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

Déclarations d’accueil effectuées auprès du Service Départemental à la Jeunesse, à l’engagement et aux Sports (SDJES)
Règlement de fonctionnement ou règlement intérieur
Organigramme de la structure
Projet éducatif
Projet pédagogique
Tarifs
Programmes d’activités proposées
Plaquettes d’information et/ou de communication
Dossiers des familles contenant :
- Les fiches administratives
- Les fiches d’inscription aux activités
- Les justificatifs pour les familles qui dépendent d’un régime particulier
Pour les Alsh extrascolaires : état récapitulatif des actes réalisés/actes facturés pour les vacances scolaires
Pour les Alsh périscolaires : état récapitulatif des actes réalisés/actes facturés pour les mercredis, ainsi que pour les matins, pauses méridiennes et soirs pendant les jours d’école
Historisation annuelle des paramétrages du logiciel de gestion (comptabilisation des heures)
Convention en cas de délégation de service public ou de marché public

Justificatifs financiers :

Balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
Balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
Ensemble des factures/pièces justificatives comptables
Factures aux familles
Etat récapitulatif des participations familiales facturées par mois aux familles
Justificatifs d’encaissement des participations familiales
Déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) ou
Journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12
Conventions de mise à disposition de personnel et/ou de locaux
Document détaillant le calcul des clés de répartition (charges de personnel et autres charges)
Rapport de l’expert-comptable et/ou du commissaire aux comptes (associations)

Justificatifs juridiques :

Registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la Sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
Procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Consulter le mémento à destination des gestionnaires d’accueils de loisirs

Consulter les règles de comptabilisation des actes ouvrant droit

Le contrôle des accueils de loisirs (Alsh) adolescents

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.

Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

Déclarations d’accueil effectuées auprès du Service Départemental à la Jeunesse, à l’engagement et aux Sports (SDJES)
Règlement de fonctionnement ou règlement intérieur
Organigramme de la structure
Projet éducatif
Projet pédagogique
État récapitulatif annuel des actes réalisés en heures en distinguant :
- Les samedis
- La période périscolaire (avant et après le collège/le lycée durant la semaine ainsi que les mercredis)
- Chaque période de vacances scolaires. NB : Les séjours devront être isolés (1 journée de séjour équivaut à 10 h). Il est donc nécessaire de présenter les heures d’arrivée et de départ pour chaque enfant et ce quelle que soit la période concernée
Tarifs
Programmes d’activités proposées
Plaquettes d’information et/ou de communication
Dossiers des familles contenant les fiches administratives, les fiches d’inscription aux activités
Historisation annuelle des paramétrages du logiciel de gestion/comptabilisation des heures
Convention en cas de délégation de service public ou de marché public

Justificatifs financiers :

Balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
Balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
Ensemble des factures/pièces justificatives comptables
Factures aux familles
Etat récapitulatif des participations familiales facturées par mois aux familles
Justificatifs d’encaissement des participations familiales
Déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) ou journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12
Conventions de mise à disposition de personnel et/ou de locaux
Document détaillant le calcul des clés de répartition (charges de personnel et autres charges)
Rapport de l’expert-comptable et/ou du commissaire aux comptes (associations)

Justificatifs juridiques :

Registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la Sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
Procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Consulter le mémento à destination des gestionnaires d’accueils de loisirs

Consulter les règles de comptabilisation des actes ouvrant droit

Le contrôle des relais petite enfance (Rpe)

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.

Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle

Justificatifs administratifs :

Règlement de fonctionnement en vigueur
Statistiques de fréquentation (accueil/téléphone/mail, réunions d’informations, actions collectives, actions individuelles….)
Planning de fonctionnement (jours et heures d’ouverture au public- si non indiqués dans le règlement de fonctionnement et périodes de fermeture)
Eventuelles tarifications pratiquées
Supports de communication (ex : plaquette présentant la structure..)
Organigramme de la structure ou document faisant foi
Eléments d'activité dans le cadre des missions supplémentaires

Justificatifs financiers :

Balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
Balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
Pièces justificatives de la comptabilité : les conventions de mises à disposition du personnel/locaux, l’ensemble des factures/pièces justificatives comptables
Déclaration annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U)
Journal comptable de paie détaillé (ou bulletins de salaires au 31 décembre)

Justificatifs juridiques :

Registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la Sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
Procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Consulter le memento destiné aux gestionnaires de relais petite enfance (Rpe)

Le contrôle des services de médiation familiale

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.

Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

Pièces relatives aux dossiers du personnel :
- Diplômes du personnel médiateur familial
- Attestations validation des acquis de l’expérience
- Contrats de travail
- Contrats de mise à disposition
- Fiches de fonction
Plannings d’activités du personnel médiateur familial :
- Agendas professionnels du personnel médiateur familial
- Organigramme de la structure faisant foi

Justificatifs financiers :

Balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
Balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
Conventions de mise à disposition autre personnel et/ou de locaux
Pièces relatives aux charges de personnel :
- Déclaration automatisée des données sociales unifiée (DADS-U) ou journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12
- Document extra comptable
Pièces relatives aux participations financières des usagers :
- Fiches de tarification des usagers du service médiation
- Etat annuel de facturation aux usagers du service médiation
- Cahier enregistrement des recettes
- suivi extra comptable des encaissements
- Attestations sur l’honneur de déclaration des ressources des usagers

Justificatifs juridiques :

Registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
Procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Le contrôle des lieux d’accueil enfants parents (Laep)

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.

Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

Semainier de fonctionnement
Plannings d’ouverture au public
Agendas professionnels des accueillants
Agendas professionnels du responsable du Laep
Suivi des heures d’organisation en dehors de l’accueil du public (préparation, rangement, débriefing des séances, temps de déplacement en cas d’itinérance du Laep, temps d’analyse de la pratique ou de supervision, temps de réunion d’équipe et de travail en réseau)
Plannings d’accueils des accueillants
Plaquettes d’informations au public
Attestations de présence aux séances de supervision ou d’analyse de la pratique
Liste des accueillants
Outils de communication donnés aux familles
Attestation de formation pour les accueillants
Suivi de fréquentation du Laep (nombre de familles et nombre d’enfants ayant fréquenté le Laep)

Justificatifs financiers :

Balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
Balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
Factures – pièces justificatives comptables
Conventions de mise à disposition de personnels et / ou de locaux
Déclaration annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U)
Journal comptable de paie détaille (ou bulletins de salaires au 31/12)

Justificatifs juridiques :

Registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la Sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
Procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Consulter le mémento destiné aux gestionnaires de Laep

Le contrôle des contrats locaux d’accompagnement à la scolarité (Clas)

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé correspond à l’année scolaire 2019-2020, le contrôle peut remonter jusqu’à l’année scolaire 2017-2018.

Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

Cahier ou registre des présences
Tarifications (le cas échéant)
Plaquettes d’informations ou de communication
Règlement de fonctionnement (le cas échéant)
Comptes rendus de réunions avec les écoles, les parents (le cas échéant)
Organigramme de la structure faisant foi

Justificatifs financiers :

Balance et grand libre comptable de la comptabilité générale
Balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
Factures/pièces justificatives comptables
Conventions de mise à disposition de personnel et/ou de locaux
Déclaration automatisée des données sociales unifiée (DADS-U) (ou journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12)

Justificatifs juridiques :

Registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la Sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
Procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Le contrôle des partenaires

La Caf vérifie le respect des engagements contractés par les partenaires

En tant que gestionnaire soutenu par la Caf des Pyrénées-Orientales, vous vous engagez :

Les modalités de contrôle et les documents à fournir selon les structures et équipements :

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