Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.

Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

• Déclarations d’accueil effectuées auprès du Service Départemental à la Jeunesse, à l’engagement et aux Sports (SDJES),
• Règlement de fonctionnement ou règlement intérieur
• Organigramme de la structure
• Projet éducatif
• Projet pédagogique
• Tarifs
• Programmes d’activités proposées
• Plaquettes d’information et/ou de communication
• Dossiers des familles contenant :

      – les fiches administratives
      – les fiches d’inscription aux activités
      – les justificatifs pour les familles qui dépendent d’un régime particulier

• Pour les Alsh extrascolaires : état récapitulatif des actes réalisés/actes facturés pour les vacances scolaires
• Pour les Alsh périscolaires : état récapitulatif des actes réalisés/actes facturés pour les mercredis, ainsi que pour les matins, pauses méridiennes et soirs pendant les jours d’école
• Historisation annuelle des paramétrages du logiciel de gestion (comptabilisation des heures)
• Convention en cas de délégation de service public ou de marché public

Justificatifs financiers :

• balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
• balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
• ensemble des factures/pièces justificatives comptables
• factures aux familles
• état récapitulatif des participations familiales facturées par mois aux familles
• justificatifs d’encaissement des participations familiales
• déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) ou
• journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12
• conventions de mise à disposition de personnel et/ou de locaux
• document détaillant le calcul des clés de répartition (charges de personnel et autres charges)
• rapport de l’expert-comptable et/ou du commissaire aux comptes (associations)

Justificatifs juridiques :

• registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la Sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
• procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Consultez le mémento à destination des gestionnaires d’accueils de loisirs

Règles de comptabilisation des actes ouvrant droit : consulter le document