Les familles bénéficiaires d'une aide aux vacances et loisirs reçoivent en février une notification par mail de leur droit. Pour savoir si une famille est bénéficiaire de l'aide, vous devez vous connecter au site de gestion VACAF. Pour y accéder, il convient d'obtenir la labellisation VACAF. 

 

  Vous trouverez ici, les démarches à effectuer pour obtenir cette labellisation ainsi que les modalités pratiques pour bloquer les fonds VACAF et obtenir les aides. 

Une labellisation par dispositif : chaque dispositif doit faire l’objet d’une demande de labellisation. 
 

Comment faire une première demande de labellisation à un dispositif ? 

Vous pouvez faire une demande de labellisation à un dispositif d’aide aux vacances et loisirs pour l'année en cours sur le site https://partenaires.vacaf.org 

1. Connectez-vous à https://partenaires.vacaf.org 

2. Faites une demande d'accès au site de gestion VACAF en renseignant votre adresse mail en tant que représentant légal et les renseignements nécessaires concernant votre structure. 

3. Un lien vous est envoyé par mail pour activer votre accès et choisir votre mot de passe. 

4. Vous complétez en ligne votre demande de labellisation pour les dispositifs enfants. 

5. Vous recevrez par mail la convention à retourner signée en deux exemplaires à votre Caf. 

6. Ensuite, après étude de votre dossier, vous recevrez par mail la décision de la CAF de l'Hérault : acceptation ou refus de la demande ou encore demande de pièces. 

7. Si votre demande est acceptée, vous recevrez par mail la convention une fois signée électroniquement par les deux parties. 

8. Vous pouvez désormais vous connecter avec les identifiants créés en étape 3, puis créer la fiche de votre structure ainsi que les accès pour vos collaborateurs (cette étape doit être réalisée par le responsable légal de votre structure). Cet accès vous permettra de consulter les montants des aides des bénéficiaires et d’effectuer les démarches en ligne comme la réservation des fonds pour les séjours et activités et les demandes de remboursement. 

8. Vous déconnecter, avant de poser la réservation de vos séjours. 

Pour vous aider, consultez le guide d'utilisation 
 
 

Vous étiez déjà labellisé pour 2023 ? 

Vous pourrez alors, accéder aux aides loisirs et vacances des familles bénéficiaires. Votre CAF vous informera de l’ouverture de l’exercice 2024 par mail, dans le courant du mois de février 2024. 

Connectez-vous avec vos identifiants 2023 et modifiez votre mot de passe pour 2024. Vous avez perdu votre mot de passe ?
> Cliquez sur «Mot de passe oublié» pour en générer un nouveau. 

• Si votre labellisation aux dispositifs est toujours valide, lors de votre première connexion, vous serez invité à mettre à jour les informations de votre fiche structure (informations administratives et publiques). 
• Si votre labellisation est arrivée à son terme, vous devrez alors la renouveler via le menu dédié (2e bandeau rouge). Si votre demande est acceptée, vous recevrez ensuite votre nouvelle convention par mail une fois signée électroniquement par les deux parties. Vous pourrez ensuite vous connecter à votre espace (pas de changement d’identifiants) pour mettre à jour la fiche de votre structure et créer les accès pour vos collaborateurs (Cf étapes 6 à 8 ci-dessus) 
 

Besoin d'aide ? 

Envoyez vos questions par mail : 

• Si vous êtes un nouveau partenaire, utilisez le formulaire de contact disponible sur le site https://partenaires.vacaf.org 
• Si vous êtes un partenaire déjà labellisé, utilisez la messagerie disponible située sur la page d’accueil du site de gestion VACAF

• Pour le dispositif d'Aides aux loisirs : aidesautempslibre@caf34.caf.fr 

  
 

Comment consulter les droits des allocataires ? 

Demandez le numéro

Personne qui perçoit déjà des prestations de la Caf ou qui va en percevoir (en cours d’affiliation à la suite d’une demande de prestation). Une personne qui a déjà eu un dossier est toujours considérée comme « allocataire » même si le dossier est radié (fermé).

des parents bénéficiaires et connectez-vous avec vos identifiants sur : 2024.vacaf.org (informations disponibles courant février) 

Pour consulter les droits à l’aide aux loisirs sans hébergement 2024, vous devez vous connecter au site : alsh2024.vacaf.org (informations disponibles courant février) 

  
 

Comment réserver les séjours "Aides aux vacances familles (Avf)" et bloquer les fonds auprès de VACAF ? 

• Après avoir réceptionné la confirmation de l’allocataire, vous devez réserver le séjour de la famille sur le site de vacaf.org et bloquer ainsi les fonds auprès de VACAF. Attention les séjours sont financés dans la limite des fonds disponibles. 

• Facturez ensuite à l’allocataire ce qui reste à sa charge 

• A la fin du séjour, confirmez la participation de la famille 

• Recevez le remboursement 

  
 

Comment procéder pour les aides aux vacances enfants (Ave) et les aides aux loisirs et réserver les fonds auprès de la CAF de l'Hérault ? 

• Calculez le montant de l’aide en consultant sur le site de 2024.vacaf.org 

• Facturez ensuite à l’allocataire ce qui reste à sa charge 

• Constituez le groupe d’enfants bénéficiaires dans votre espace partenaire sur la période de l’activité ou du séjour au fil de l’eau afin de bloquer les fonds auprès de la CAF de l’Hérault. Attention les séjours/activités sont financés dans la limite des fonds disponibles. 

• En fin de période d’activité ou de séjour, confirmez la participation des enfants en cliquant sur "facturation" 

• Vous recevrez ensuite le remboursement. 

  
 

Consignes (Alsh) : 

• Créer les groupes en inscrivant les enfants et les activités prévues sur la période (si possible), ce qui permet de réserver les fonds en amont. 

• Ne pas déduire l'aide à la famille si l'enfant ne figure pas sur le site VACAF; Dans ce cas, il convient de nous contacter (valorisation possible pour l'aide aux loisirs jusqu'au 30 novembre). 

• Joindre le récépissé de déclaration Ddets (anciennement Ddcs) pour la période facturée (l'accusée de réception n'est pas valable et ne ferait que retarder le paiement). 

• Vous pouvez inclure plusieurs documents dans le fichier à télécharger sur VACAF. 

  

Vous trouverez le détail de la règlementation dans le Règlement intérieur d’action sociale (Rias) 2024 de la CAF de l’Hérault.