Conservation des pièces justificatives issues des logiciels de gestion
Les conventions d’objectifs et de financement signées avec la Caf indiquent que le gestionnaire s’engage à mettre à disposition de la Caf, et le cas échéant de la Cnaf, tous les documents nécessaires aux contrôles. Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2022, le contrôle peut remonter jusqu’en 2020.
Les justificatifs à fournir mentionnés dans les conventions d’objectifs et de financement doivent impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle afin de pouvoir être présentés le jour du contrôle sur place.
Avant tout changement de logiciel, le gestionnaire de l’Eaje doit s’assurer que les données de l’ancien logiciel restent consultables pendant la période indiquée ci-dessus (en version en ligne ou en version papier scannée).
- État récapitulatif des heures de présence par mois et par famille,
- État récapitulatif des heures facturées par mois et par famille,
- État récapitulatif des participations familiales facturées par mois par famille et par enfant (journal des factures),
- Paramétrages (arrondis des heures réalisées et des heures facturées, taux d’effort, ressources plancher, ressources plafond, tarif appliqué pour un enfant placé),
- Calendrier d’ouverture,
- Contrats d’accueil pour chaque enfant ainsi que les fiches administratives,
- Copies d’écran CDAP (ou Msapro) mentionnant les ressources et le nombre d’enfants à charge ou avis d’imposition,
- La Caf est amenée à sonder des dossiers d’enfants pour lesquels il est nécessaire de présenter sur un mois donné les : heures d’arrivée et de départ journalières (il est donc nécessaire pour chaque enfant d’avoir ces données pour chaque jour de l’année).
NB : Les justificatifs pour absences déductibles sont également à conserver (ex : certificats médicaux et d’hospitalisation…).
Attention : En l’absence de présentation et/ou de conservation des pièces justificatives nécessaires au contrôle : le financement de la Caf pourra faire l’objet d’un indu.